Hinweisgeber*innen-System

Gemäß unserem Leitbild gestalten wir unsere Prozesse im vertrauensvollen Miteinander und mit größtmöglicher Transparenz und Offenheit. Feedback und Kritik als Anregung zur Verbesserung zu verstehen, ist ein wesentlicher Teil unserer Organisationskultur. Mit unserem internen Kontrollsystem (IKS) und unserem Qualitätsmanagement-System unternehmen wir große Anstrengungen, mögliches Fehlverhalten unserer Mitarbeiter*innen und Funktionär*innen zu verunmöglichen.

Mit unserem internen Meldesystem kommen wir unserer durch die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und dem HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) auferlegten Verantwortung nach und geben dir die Möglichkeit, dich sicher und vertrauensvoll an uns zu wenden, wenn du Kenntnis von einem möglichen Fehlverhalten oder Missstand im WUK erlangst.

Wer kann unser internes Meldesystem nutzen?

Das HSchG sieht vor, dass alle Personen Verstöße gegen EU-Recht melden können, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit uns in Verbindung stehen, zum Beispiel Mitarbeiter*innen, Funktionär*innen, Bewerber*innen, Praktikant*innen, Zivildiener, Lieferant*innen sowie sonstige Geschäftspartner*innen.

Auf welche Themen kann sich meine Meldung beziehen?

Das HSchG gilt für Hinweise über mögliche Verstöße gegen EU-Recht. Die in Betracht kommenden Rechtsvorschriften der Europäischen Union werden in § 3 Absatz 3 HSchG aufgelistet. Zu den wichtigsten Bereichen zählen:

• Öffentliche Gesundheit
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
• Verstöße gegen staatliches Beihilfenrecht
• Verstöße gegen finanzielle Aspekte der EU (Betrugsbekämpfung)
• Lebensmittelsicherheit
• Produktsicherheit und -konformität
• Verkehrssicherheit
• Verbraucherschutz
• Umweltschutz

Wie kann ich eine Meldung einreichen?

Mit dem WUK Hinweisgeber*innen-System haben wir ein sicheres Online-Formular auf Basis der Open-Source-Software GlobalLeaks eingerichtet, mit dem du deine Meldung entweder personenbezogen (unter Anführung von Name und Kontaktdaten) oder anonym einbringen kannst. Auch das Übermitteln von Dateianhängen ist möglich.

Meldung einreichen

Was passiert, wenn ich einen Hinweis eingebracht habe?

Wenn du eine Meldung eingereicht hast, werden wir dir den Empfang innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Unsere weisungsungebundene, interene Meldestelle wird den Hinweis prüfen und binnen einer Frist von längstens drei Monaten über die Ergebnisse dieser Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen informieren. Bei Bedarf, etwa zur Präzisierung deiner Angaben, können wir auch in Verbindung mit dir treten. Die Kontaktaufnahme erfolgt entweder über die von dir angegebenen Kontaktdaten oder im Fall einer anonymen Meldung über die Chatfunktion im Hinweisgeber*innen-System (Erneutes Einloggen mit dem vom System generierten 16-stelligen Code).

Wie im HSchG vorgesehen, haben wir die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen, die die Vertraulichkeit und den Schutz deiner Identität gewährleisten.

Was passiert, wenn meine Meldung außerhalb des Anwendungsbereiches der Richtlinie liegt?

Wir bearbeiten deine Meldung selbstverständlich auch dann, wenn sie keine Rechtsvorschriften der EU betrifft oder du nicht in direkter beruflicher Verbindung mit uns stehst. In diesem Fall halten wir uns an unsere internen Beschwerdemanagement-Richtlinien.

Was passiert mit personenenbezogenen Daten, die ich übermittle?

Die in einer Meldung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere auch der Klartext, auf den sich die Meldung bezieht und allenfalls übermittelte Dateianhänge) werden von uns zum Zweck der internen Prüfung der Meldung und zur Ergreifung allenfalls notwendiger Maßnahmen verarbeitet. Dabei stützen wir uns auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden sowie dem Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz – HSchG).

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. Erstattung einer Anzeige an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, wenn unsere interne Überprüfung der Meldung den Verdacht einer strafbaren Handlung bestätigt) oder du uns im Vorfeld deine Einwilligung dazu gibst.

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die oben angeführten Zwecke erforderlich ist. Aufgrund von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann sich eine längere Speicherdauer ergeben. Nach Ablauf entsprechender Fristen werden deine personenbezogenen Daten gelöscht, sofern nach der Datenschutz-Grundverordnung keine andere Rechtsgrundlage für eine länger andauernde Speicherung mehr besteht.

Weitere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung.